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PDF-Dateien per Passwort schützen: So funktioniert es

PDF-Dateien gehören zu den meistverwendeten Dokumenten im Online-Bereich. Nur die wenigsten Nutzer wissen jedoch, dass PDFs mehr Funktionen bieten als das Lesen und Vergrößern von Texten. Es ist beispielsweise möglich, PDF-Dateien mit einem Passwort vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Wie dies funktioniert und in welchen Situationen Ihnen dies von Nutzen sein kann, erfahren Sie auf dieser Seite.

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Wie Sie Ihre PDF-Datei mit einem Passwort ausstatten

Adobe ist der Softwarehersteller, der das weltweit bekannte PDF-Format entwickelt und auf dem Markt etabliert hat. Das Unternehmen stellt den Nutzern auf seiner Webseite viele kostenfreie Tools zur Verfügung. Unter anderem gibt es hier eine Funktion, die es dem Nutzer erlaubt, PDF-Dateien mit Passwörtern auszustatten. Durch den Kennwortschutz lässt sich der Zugriff auf PDF-Dateien aller Art steuern – und zwar auf eine sehr individuelle Art und Weise. Der Acrobat Reader gibt die Stärke des Kennworts an. Die Skala reicht von „gering“ bis „optimal“. Der Inhalt der jeweiligen PDF-Datei kann nur nach der Eingabe des spezifizierten Kennworts angezeigt werden. Wenn Sie Ihrer Datei ein Passwort hinzufügen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

So funktioniert die Passwortvergabe:

  • Klicken Sie auf den Button mit der Beschriftung „Datei auswählen“. Alternativ können Sie die gewünschte PDF-Datei direkt in den Bereich für die Dateien ziehen.
  • Legen Sie nun ein individuelles Passwort fest.
  • Bestätigen Sie das gewählte Passwort durch erneute Eingabe.
  • Klicken Sie nun auf „Kennwort festlegen“.

Als letzten Schritt laden Sie die geschützte PDF-Datei herunter. Sie können sich auch anmelden, um die Datei an andere Nutzer weiterzuleiten.

Wie legt man ein starkes Kennwort fest?

Im Internet müssen immer wieder Passwörter festgelegt werden. Manchen Nutzern dauert die Kennwortvergabe zu lang, sodass Sie sich für ein Passwort entscheiden, dass leicht geknackt werden kann. Dabei kann es sich zum Beispiel um ein einfaches Wort wie „Kühlschrank“ oder um den eigenen Geburtstag handeln. Einige User wählen stattdessen einfache Zahlenfolgen wie „123456“.

Von diesen höchst anfälligen Passwörtern kann nur dringend abgeraten werden. Selbst ein mäßig begabter Hacker kann mit relativ wenig Aufwand ein Passwort dieser Stärke knacken. Auch wenn in den meisten Fällen kein schwerwiegender Schaden eintritt, ist es dennoch ratsam, sich für ein starkes Passwort zu entscheiden, das den Hacker vor solche Probleme stellt, dass er irgendwann aufgeben muss.

Ein starkes Passwort beinhaltet sowohl Zahlen als auch Buchstaben und Sonderzeichen. Ideal ist eine zufällig gewählte Kombination aus den genannten Zeichen – zum Beispiel 3§6D8p)?*2r. Verwenden Sie keine persönlichen Informationen und verzichten Sie möglichst auf Begriffe, die im Wörterbuch stehen und daher leicht ermittelt werden können. Der Nachteil solcher Kombinationen ist, dass man sie schlecht im Kopf behalten kann. Aus diesem Grund bieten einige Browser (z.B. Google Chrome) eine Funktion zur Passwortspeicherung an.

Eine andere Möglichkeit ist, sich die genutzten Passwörter zu notieren. Der gute alte Notizblock ist eine gute Wahl. Es gibt auch technikbasierte Lösungen,  wie z. B. die immer beliebter werdenden USB-Passwortsticks. Diese verfügen über eine eigene Verschlüsselung und beinhalten alle Passwörter, die der Nutzer dauerhaft speichern möchte. Derartige Sticks können heute problemlos im Online-Handel bestellt werden.

Warum es sinnvoll ist, PDF-Dateien mit Passwörtern zu schützen

Es gibt viele Gründe, eine PDF-Datei mit einem Kennwort zu schützen. In Unternehmen müssen PDF-Dateien, die nicht für den allgemeinen Gebrauch bestimmt sind, grundsätzlich vor unbefugten Zugriffen geschützt werden – so verlangen es die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen. Wenn Firmeninterna in die Hände von Unbefugten geraten, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Nicht ohne Grund ist Industriespionage eines der größten Probleme in Wirtschaftsunternehmen.

Noch dringender ist das Problem in staatlichen Institutionen. So werden beispielsweise im militärischen Bereich zahlreiche Dokumente mit Passwörtern vor unbefugten Zugriffen geschützt. Auch in den Bundesministerien ist der Passwortschutz ein wichtiges Sicherheitsinstrument. Bis in die untersten Hierarchieebenen werden Dokumente mit Kennwörtern versehen, um sie nur denjenigen zugänglich zu machen, die aufgrund ihrer Tätigkeit davon Kenntnis haben müssen.

Kennwortschutz vs. Verschlüsselung

Auf der Adobe-Homepage wird darauf hingewiesen, dass es sich beim Kennwortschutz und bei der Verschlüsselung um zwei unterschiedliche Verfahren handelt. Die Verschlüsselung bietet den höheren Schutz. Im Bankenbereich kommen häufig 128-Bit- und 256-Bit AES-Verschlüsselungen zum Einsatz. Auch im Online Casino-Bereich werden solche Verfahren genutzt, um die Daten und Zahlungen der Spieler abzusichern.

Bei der Verschlüsselung von Daten wird Klartext in Geheimtext umgewandelt.  Die Informationen können nur entschlüsselt werden, wenn der Anwender einen geeigneten Schlüssel besitzt. Hierbei handelt es sich in der Regel um ein digitales Zertifikat. Im Browser wird das Zertifikat durch ein Schloss-Symbol repräsentiert. Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, auf das Symbol zu klicken und nähere Informationen zu erhalten.

Beim Kennwortschutz liegen die Dinge etwas anders. Jeder, der das richtige Kennwort eingibt, kann auf die geschützten Dateien und Ordner zugreifen. Hierdurch besteht ein gewisses Risiko, das in Wirtschaftsunternehmen jedoch überschaubar ist. Wenn es in einer Firma eine undichte Stelle gibt, kann relativ einfach festgestellt werden, wo sich diese befindet. Nötigenfalls wird ein Detektiv eingeschaltet, der sich auf Industriespionage und den Verrat von Betriebsgeheimnissen spezialisiert hat.

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