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Home Office: Maßnahmen für die perfekte Kommunikation

Es gibt viele Gründe, warum sich Arbeitnehmer wünschen, von zu Hause aus zu arbeiten. Einer dieser möglichen Gründe ist vielleicht, die Anfahrtszeiten ins Büro zu reduzieren, oder man möchte seine Aufgaben ungestört und in Ruhe erledigen können. Ein weiterer Faktor ist sicherlich auch, dass man mehr Zeit mit der Familie verbringen möchte. Doch damit die Qualität der Arbeit nicht leidet, muss gerade im Home Office die Kommunikation einwandfrei funktionieren. Eine virtuelle Telefonanlage ist daher unverzichtbar. Damit die Arbeit im Home Office reibungslos funktioniert, muss das Equipment den Bedürfnissen optimal angepasst werden.

Jelena Zelen/shutterstock.com

Das Home Office muss optimal eingerichtet sein

Damit die Arbeit im Home Office gelingt, muss der Arbeitsplatz daheim mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur ausgestattet sein. Die Vorteile, die das Home Office mit sich bringt, werden nur dann sichtbar, wenn die Atmosphäre entsprechend produktiv gestaltet ist.

Wichtiger Bestandteil des Home Office ist die technische Ausstattung

Die technische Ausstattung ist in jedem Home Office tatsächlich das A und O. Hier geht es vordergründig um die Leistungsfähigkeit und nicht darum, Geld zu sparen. Wer hier mit einer schlechten technischen Ausstattung arbeitet, der wird schnell an seine nervliche Belastungsgrenze geführt. Ein schneller Internetzugang ist absolut unverzichtbar. Zwar sind die drahtlosen LTE-Verbindungen sehr schnell und vor allem auch sehr günstig, allerdings können sie gegenüber den herkömmlichen DSL-Anschlüssen nicht mithalten, da sie einfach nicht so stabil sind. Eine besondere Flexibilität bietet hier das WLAN.

Da hier aber häufig mit wichtigen Passwörtern und vielen sensiblen Daten gearbeitet wird, gehört eine WPA/WPA2-Verschlüsselung des Signals auch einfach zum Standard der IT-Sicherheit. In Sachen Sicherheit entspricht ein Virtual Private Network (VPN) den Anforderungen. Dank dieses VPN kann man auch von unterwegs sicher Daten austauschen. Zum Equipment sollte auch immer ein großer Bildschirm und eine sehr solide Tastatur gehören. Was das Telefon im Home Office anbelangt, so sollte dieses mindestens die gleichen Funktionen erlauben, die man aus dem Büro gewohnt ist. Ein professionelles Headset sorgt dafür, dass man die Hände während des Telefonats frei hat.

Eine virtuellen Telefonanlage ersetzt aber sogar die stationäre Hardware. Hier werden alle Funktionen über die Internetleitung bereitgestellt, das gilt auch für die Telefonie. Das bedeutet, dass man über VoIP (Voice Over IP) telefoniert. Somit wird auch kein Telefonanschluss benötigt. Ebenfalls Teil des Equipments im Büro sollte ein drahtloser Drucker sein, der über eine Fax- und Kopierfunktion verfügt.

Projektmanagement Tools sind eine große Erleichterung im Home Office

Gerade wenn das Team aus mehreren Mitarbeitern besteht, die sich alle im Home Office befinden, ist es sehr wichtig, dass die Mitglieder problemlos Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Um die Bearbeitung optimal gestalten zu können, sollte ein Projektmanagement-Tool immer zum Equipment gehören. Hiermit werden virtuelle Arbeitsräume geschaffen. Dank eines solchen PM-Tools ist der Zugriff auf Projektdaten und Dokumentationen sowie die Zuteilung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten problemlos möglich. Viele dieser Lösungen können inzwischen direkt im Browser laufen und benötigen keinerlei Installationsaufwand mehr.

Online Meetings mit den richtigen Tools leicht gemacht

Wer im Home Office arbeitet, für den sind Online-Meetings ein wichtiger Teil der Kommunikation mit den Kollegen. Das Netz stellt inzwischen dafür viele unterschiedliche Lösungen zur Verfügung. Diese erlauben Konferenzen, an denen mehrere hundert Teilnehmer zugleich teilhaben können. Für verteilte Teams bieten sich hier zum Beispiel Chatdienste an. Sie erlauben auch das Teilen von Dateien. Slack ist hier einer der Dienste. Video-Konferenz-Lösungen, die frei verfügbar sind, bieten beispielsweise Skype for Business, Google Hangouts oder auch Zoom.

Die Räumlichkeiten daheim

Damit die Arbeit von zu Hause aus auch wirklich effizient ablaufen kann, darf der Arbeitsplatz weder der Küchentisch noch die Couch sein. Ein separater Raum ist hier unverzichtbar. Ein Büro sollte einfach die notwendige Ruhe bieten. Nur wenn man auch die Möglichkeit hat, die Türe zu schließen, kann man sich von allen Störungen und Ablenkungen von außen wirklich abschotten. Damit ist eine Barriere geschaffen, die auch durchaus von psychologischem Nutzen ist. Das gilt nicht nur für den Heimarbeiter, sondern auch für die Familienmitglieder.

Die Einrichtung spielt hier ebenfalls eine wichtige Rolle. Angefangen mit dem Bürostuhl. Hier muss man sich darüber im Klaren sein, dass das der Ort ist, an dem man sich bis zu 8 Std. täglich befindet. Hier geht es also nicht nur um die persönliche Bequemlichkeit, sondern vor allem um den Erhalt der Gesundheit.

Ungesundes Sitzen kann so erheblichen gesundheitlichen Beeinträchtigungen führen. Hier sollte man sich klar machen, dass der Bürostuhl nicht nur ein Möbelstück ist, sondern ein Arbeitsgerät, dass man 8 Stunden täglich nutzt. Ein professioneller ergonomischer Stuhl ist daher unverzichtbar. Er sollte über entsprechende Einstellmöglichkeiten bezüglich der Höhe der Sitzfläche ebenso wie der Rücken- und Armlehnen verfügen.

Home Office erhöht oftmals die Produktivität

Als das Thema Home Office anfangs aufkam, und auch zum Teil heute noch, kursierte der Angst der meisten Arbeitgeber, dass sich Arbeitnehmer daheim gemütlich aufs Sofa setzen und sehr viel weniger arbeiten würden. Dass diese Angst vollkommen unbegründet ist, hat sich längst in Studien gezeigt. Diese Studien zeigten sogar genau das Gegenteil, denn es stellte sich heraus, dass Mitarbeit im Home Office oftmals sogar noch mehr arbeiten als die Kollegen im Büro vor Ort. Gerade wenn man nichts Besseres zu tun, haben sich viele Arbeitnehmer ihren geschäftlichen Aufgaben gewidmet. Nicht selten passiert das sogar am Wochenende.

Fazit

Damit das Arbeiten von zu Hause auch effizient ausgeführt werden kann, müssen die Bedingungen auch optimal auf die Bedürfnisse des Arbeitnehmers abgestimmt sein. Genau wie im Büro vor Ort müssen das Equipment und vor allem die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten optimal vorhanden sein. Viele Unternehmen haben diese Zusammenhänge inzwischen verstanden und setzen diese Erkenntnisse um, indem sie dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz daheim genauso komfortabel ausgestattet ist, wie es im Büro der Fall ist. Sie stellen beispielsweise PCs, Laptops, Tablets, Smartphones oder auch das notwendige Equipment für das Telefon bereit.

Inzwischen haben viele Arbeitnehmer längst herausgefunden, wann und wie sie am produktivsten zu Hause arbeiten können, wie sie ihren Arbeitstag daheim optimal gestalten können und wie sie ihre eigene Motivation und Produktivität erfolgreich steigern können. Die Studien zeigten zudem deutlich, dass die Arbeitnehmer, die daheim arbeiten, nicht nur produktiver und zufriedener sind, sondern auch die krankheitsbedingten Ausfälle gegenüber den Kollegen im Büro deutlich geringer sind.

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