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ERP-Software aus der Cloud

Derzeit zieht es viele Unternehmen mit Ihren ERP-Software-Systemen in die Cloud. Worin die Vorteile liegen und wie auch Sie davon profitieren können, jetzt hier. Mehr und mehr scheint die Cloud klassische On-Premises-ERP-Software abzulösen. Doch ist die Cloud wirklich die Lösung aller Probleme und kann jedes Unternehmen von diesem Modell profitieren. Dieser Fragen wollen wir genauer nachgehen. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die Unterschiede zwischen einer lokalen und einer Cloud-Variante einer ERP-Software liegen.

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Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Enterprise-Ressource-Planning“. Dieses beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich für die vorliegenden Geschäftsprozesse zu planen und einzusetzen. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhand sämtliche, dem Unternehmen zugängliche Betriebsmittel verstanden, also auch Maschinen, Rohstoffe, Werkzeuge, der Fuhrpark aber auch beispielweise das Personal oder finanzielle Mittel.

All diese Ressourcen müssen so für die eigenen Prozesse aufgewendet werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder Engpässen im Betriebsablauf kommt. Dies bedingt einer umfangreichen Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse. Hier kommt die ERP-Software zum Tragen.

Alle Daten auf einer Datenbank

Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse verschlanken, zusammenführen oder gar automatisieren. Abteilungsgrenzen werden überwunden und Informationen unternehmensweit schneller geteilt. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module enthält spezielle Funktionen zur Bewältigung spezifischer Aufgaben im jeweiligen Aufgabenbereich. So finden sich beispielweise Module für das Personalmanagement, das Dokumentenmanagement, die Lagerverwaltung, die Produktion oder auch für die Logistik an.

Aufbau einer ERP-Software

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. Andere Unternehmen bedürfen zur Abdeckung der eigenen Prozesse noch viele weitere Funktionen in ihrer ERP-Software. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterschieden sich die ERP-Lösungen am Markt voneinander. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell, mit dem die Lösungen angeboten werden, ergeben sich Unterschiede. So kann eine ERP-Software von einem Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern implementiert werden. Die Daten verbleiben also im eigenen Haus, weshalb man bei dieser Variante auch vom On-Premises-Modell spricht. Demgegenüber steht das sogenannte Cloud-Computing.

Hier wird die Software über einen Webzugang dem Unternehmen zugänglich gemacht. Die Daten werden dazu in die Cloud, also auf Servern des Cloudbetreibers geladen, dort verarbeitet und gespeichert. Dieses Modell bringt gegenüber der klassischen On-Premises-Variante mehrere Vorteile mit sich.

Hohe Anfangsinvestitionen vermeiden

Einer der wesentlichsten Vorteile der Cloud gegenüber lokalen ERP-Varianten liegt in der einfachen Implementierung. Man mietet einfach entsprechend seines Bedarfs Lizenzen beim Anbieter und kann über einen Webzugang mit der Nutzung der Software starten. Es bedarf keiner eigenen Server und einer breiten IT-Infrastruktur. Die Speicher- und Rechenleistung entfällt dabei auf den Cloud-Betreiber. Dies bedingt auch alle Leistungen rund um den Schutz der Server und der Daten. Dafür zahlt man meist monatlich eine Lizenzgebühr pro Nutzer, die all diese Faktoren abdecken.

Wartung und Instandhaltung der Software

Bei einer lokalen ERP-Variante ist man für die Wartung und Instandhaltung der Software weitestgehend selbst verantwortlich. Updates und Upgrades müssen eigenständig installiert werden. Fehlt die Expertise in den eigenen Reihen, muss diese teuer extern eingekauft werden. In der Cloud werden derartige Updates automatisch umgesetzt. Diese Serviceleistungen sind in der monatlichen Lizenzgebühr enthalten. So kann man sicher gehen, dass die eigene ERP-Software immer auf dem neusten Stand ist. Kommt es dennoch mal zu Problemen, werden diese vom Anbieter schnellstmöglich behoben. Bei lokalen Lösungen muss man sich selbst auf Fehlersuche begeben oder wieder auf externe Dienstleister zurückgreifen.

Skalierbarkeit der Software

Lokale ERP-Software-Lösungen sind meist hinsichtlich ihrer Nutzung begrenzt. Mittlerweile wachsen auch hier die Lösungen mit dem Unternehmen mit, das funktioniert in der Cloud jedoch wesentlich einfacher. Bedarf es weiterer Lizenzen können diese einfach hinzugebucht werden. Auch weitere Funktionen lassen sich einfach hinzufügen. So ist man stets flexibel und zahlt am ende auch nur für die Funktionen und Accounts, die auch wirklich benötigt werden. Wächst das Unternehmen oder verändert sich das Geschäftsfeld, können diese Veränderungen von einer Cloud-ERP-Software meist besser verarbeitet werden.

Nachteile einer Cloud-ERP-Software

Aber das Lizenzmodell hat auch einige Nachteile gegenüber dem klassischen On-Premises-Modell. So können meist weniger Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Gerade für Unternehmen mit hochindividuellen Prozessen kann dies ein Problem darstellen. Auch in puncto Abhängigkeit lassen sich Nachteile ausmachen. Fallen die Server vom Cloud-Betreiber aus, so ist man davon selbst auch direkt betroffen.

Ein weiterer Nachteil ergibt sich aus der Speicherung der Daten. Diese verlassen das Unternehmen, was datenschutzrechtliche Fragen aufwirft. Meist muss dann ein Vertrag mit dem Cloud-Anbieter geschlossen werden. Mittlerweile gibt es jedoch auch immer mehr Anbieter, die Ihrer Rechenzentren in Deutschland unterhalten und somit europäischen Vorgaben entsprechen müssen.

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