Im Projektmanagement sind das Lastenheft und das Pflichtenheft zwei wichtige Elemente. In der Praxis werden die Bestandteile eines Projektes oft in einem Atemzug genannt. Die Gemeinsamkeit der beiden Dokumente liegt darin, dass sie sich auf das gleiche Produkt oder auf ein Projekt beziehen.

Im weitesten Sinne beinhalten beide den Lösungsansatz. Weitere Gemeinsamkeiten gibt es im Grunde nicht. Das Lastenheft wird im Idealfall in einem frühen Stadium des Projektes vom Auftraggeber angelegt. Das Pflichtenheft wird von einem Anbieter in einer späteren Phase eines Projektes erstellt und beinhaltet einen konkreten Lösungsansatz. Die beste Beschreibung der Abhängigkeit der beiden Dokumente lautet, dass der Inhalt des Pflichtenheftes auf dem Lastenheft basiert.

Beginn der Projektentwicklung

Jedes Projekt wird nur ein einziges Mal durchgeführt und es gibt keine Gebrauchsanweisung, die zum Ziel führt. Projektträger müssen jeden einzelnen Schritt in Eigenleistung erstellen. Alle Schritte zusammen werden im Lastenheft erfasst. Ein Lastenheft erstellen ist vergleichbar mit einer To-do-Liste schreiben. Unerheblich ist es dabei, ob ein neues Lebensmittel entwickelt oder eine Lagerhalle gebaut werden soll.

Es gibt einen Startpunkt und einen Termin, an dem das gewünschte Ziel erreicht sein soll. Zwischen beiden Zeitpunkten liegen die einzelnen Arbeitsschritte als Etappenziele. Ein Lastenheft beinhaltet grundsätzlich den Erwartungshorizont des Auftraggebers und mit welchen Dienstleistungen und Umsetzungsmöglichkeiten am Markt das gesetzte Ziel erreicht werden kann. Das Lastenheft ist für die Durchführung eines Projektes unerlässlich.

Das Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft. In einer Ausschreibung wird das Lastenheft offengelegt. Potenzielle Anbieter können auf Basis des Dokumentes ein Angebot erarbeiten und dem Auftraggeber vorlegen. Im Angebot sind die Umsetzungsmöglichkeiten erfasst und der Anbieter zeigt auf, welche Dienstleistungen nicht im Angebot enthalten sind. Im Pflichtenheft werden konkrete Möglichkeiten zur Realisierung des Projektes genannt und diese bilden die Basis für die weitere Vorgehensweise im Projektmanagement. Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei Dokumente, die innerhalb eines Projektes getrennt voneinander stehen.

Wofür wird ein Lastenheft benötigt?

Das Lastenheft steht dem Vorurteil gegenüber, dass eine gute Kommunikation die Erstellung eines Dokumentes ersetzen kann. Der Wert eines Lastenheftes zeigt sich, wenn ein Blick auf den Inhalt geworfen wird. Erfasst werden der Staus quo und das Ziel, das erreicht werden soll. Zum Inhalt zählen die gestellten Anforderungen. Dies ist eine lockere Sammlung aus Pflichtanforderungen und optionalen Ansätze, die schön wären, aber nicht unbedingt erforderlich sind. Wichtig ist eine deutliche Kennzeichnung, wie die einzelnen Anforderungen priorisiert werden.

Eine unerlässliche Ergänzung sind die Ansprechpartner und ihre Zuständigkeiten. Dies sind für externe Anbieter bedeutsame Informationen. Das letzte große Stichwort im Lastenheft ist das Budget. Wie viel darf das Projekt kosten? Projektmanagement ist komplex und verlangt nach einer strukturierten Planung. Projektplanung benötigt Sicherheit und die ist bei einer mündlichen Kommunikation nicht gewährleistet.

Vor dem Beginn der Umsetzung kommt es zu einer vertraglichen Vereinbarung. Lastenheft und Pflichtenheft können zum Bestandteil des Vertrags werden. Werden beide Dokumente von Anfang an sorgfältig geführt, spart dies im Laufe des Projektes viel Zeit und schützt vor Unklarheiten. Beide Dokumente bieten somit Sicherheit für alle Vertragspartner und zeigen auf diesem Weg ihre Notwendigkeit.