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Wie funktioniert Zeiterfassung in Unternehmen heute?

Zeiterfassung ist ein wichtiger Baustein zu mehr Effizienz in modernen Unternehmen. Mit einer guten Zeiterfassung weiß der Unternehmer immer genau, wie produktiv seine Ressourcen sind und wann es Aufstockungsbedarf gibt. Leider dominieren vor allem in jungen Unternehmen noch immer rückschrittliche Methoden zur Arbeitszeiterfassung, die der Realität der modernen Arbeitswelt nicht gerecht werden. Dieser Artikel zeigt, wie es anders und besser gehen kann.

Nie wieder Excel: Zeiterfassung per Spezialsoftware

In vielen Unternehmen vollzieht sich die Arbeitszeiterfassung noch immer per Excel-Tabelle. Das ist nicht nur umständlich für die Mitarbeiter, sondern auch ein zusätzlicher Arbeitsaufwand für den Unternehmer. Er muss zum Zeitpunkt der Abrechnung schlimmstenfalls mehrere Datensätze zusammentragen und läuft dabei immer Gefahr, Fehler zu machen oder etwas zu übersehen. Eine professionelle Software wie edtime, die die Zeiterfassung leicht macht, nimmt dem Unternehmer oder der Personalabteilung einen erheblichen Arbeitsaufwand ab.

Mitarbeiter selbst, müssen nicht ständig auf die Uhr schauen. Sie können einfach eine Software öffnen, sich einloggen, schon läuft die digitale Stechuhr. Auch für Pausenzeiten gibt es diverse Voreinstellungen, die einfach und komfortabel genutzt werden können.

© Daniel Krasoń | fotolia.com

Wie funktionierte die Zeiterfassung in Unternehmen früher?

Bevor es überhaupt Excel-Tabellen gab, wurde die Arbeitszeit meist mit einer Stempeluhr festgehalten. Dabei gab es verschiedene Arten von Uhren, deren Funktionsweise sich aber im Kern ähnelte. Die Stechuhr musste meist auf die individuelle Personalnummer gestellt werden. Eine an den Drucker gekoppelte Uhr stellte automatisch den Mechanismus um. Wenn der Arbeitnehmer dann die Stechuhr betätigte, wurde automatisch die aktuelle Uhrzeit gedruckt. Meist taten die Arbeiter das beim Betreten und Verlassen des Unternehmens.

Heute gibt es in Unternehmen kaum noch Stechuhren, außer natürlich digitale Lösungen, die dem Prinzip ähnlich sind. Beispielsweise werden viele Arbeitnehmer mit einem speziellen Transponder ausgestattet, der automatisch registriert, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen betritt oder verlässt. Natürlich sind solche elektronischen Lösungen nicht ganz unproblematisch. Viele Transponder lassen sich recht einfach manipulieren oder können ausfallen.

Deswegen greifen Unternehmer trotz der vielen verfügbaren modernen Technologien lieber auf das das verlässlichste Angebot zurück. Das sind aktuell immer noch die softwarebasierten Lösungen.

Erzeugt Arbeitszeitmessung Druck für die Mitarbeiter?

Experten aus der Arbeitswelt meinen oft, die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit sei ineffizient und würde starken Druck auf die Mitarbeiter ausüben. Sie argumentieren: Zufriedene Mitarbeiter können selbst einschätzen, wie viel Zeit sie für Arbeit aufbringen. Wenn sie eher fertig sind, werden sie genötigt, im Unternehmen zu bleiben oder erledigen ihre Arbeit absichtlich langsamer. Wenn sie langsamer sind, als geplant, setzt sie die Stechuhr künstlich unter Druck.

Das ist allerdings nur der Fall, wenn man seine Mitarbeiter als stumme Maschinen betrachtet. Selbständige Menschen können jederzeit äußern, ob und inwiefern sie mit den vorgegebenen Arbeitszeiten zurechtkommen. Es liegt am Ende allein am Unternehmer, wie er einschätzt, ob Arbeitszeit ineffizient genutzt wird oder die aktuelle Lage tatsächlich mehr Anstellungen erfordert.

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