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3 Gründe, warum automatisierte Zeiterfassung Sinn macht

Stapelweise Stundenzettel der Mitarbeiter türmen sich im Büro. Erstaunlicherweise hat niemand der Kollegen jemals auch nur eine Fehlminute. Woran liegt das? Papier ist geduldig und auch wenn die meisten Angestellten redlich und ehrlich sind, kann bei der manuellen Zeiterfassung so mancher Drückeberger durchs Raster rutschen. Doch das ist nur ein Aspekt, der für eine die automatisierte Zeiterfassung spricht.

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Permanenter Zugriff auf präzise Zeiterfassung

Wenn Sie sich für die digitale Zeiterfassung in der Cloud entscheiden, haben Ihre Mitarbeiter immer und überall Zugriff darauf und können sich jederzeit und auf allen Geräten  an- und abwesend melden. Dabei spielt keine Rolle, ob aus dem Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird, denn die Zeiten werden in der Cloud zur Verfügung gestellt. Die Programmierung der Zeiterfassung kann problemlos per App erfolgen, wie beispielsweise mit dem Kenjo Zeiterfassungsmanagement.

Der Vorteil? Sie haben jederzeit im Blick, welcher Ihrer Mitarbeiter gerade im Betrieb arbeitet, wer eine Pause befindet oder wer schon Feierabend gemacht hat. Terminkalender und Ausfälle können mit Ihrem Kalender synchronisiert werden und so sehen Sie sofort, wann und an welcher Stelle und Abteilung Sie vielleicht eine Ersatzkraft brauchen.

Jederzeit Über- und Minusstunden im Blick

In vielen Betrieben sind Überstundensammler ein echtes Problem. Sie schreiben sich immer einige Minuten mehr auf als sie eigentlich sollten. Mit der digitalen und automatischen Arbeitszeiterfassung gehört das Problem der Vergangenheit an. Denn hier wird nur die Zeit gezählt, die auch tatsächlich geleistet wurde und das auf die Sekunde genau. Überstunden können begrenzt werden und auch das Gehalt kann pro Woche, pro Monat oder sogar flexibel pro Stunde berechnet werden. So haben Sie jederzeit im Auge, wenn einer Ihrer Mitarbeiter permanent Überstunden sammeln möchte, während der nächste jeden Tag früher geht und langsam Minusstunden aufbaut.

Doch auch für die Mitarbeiter kann es beruhigend sein, ihre geleisteten Arbeitszeiten im Blick zu halten. Ob bei der Urlaubsplanung oder der Stundenplanung, es ist immer ersichtlich, wo noch etwas mehr Engagement gezeigt werden sollte und wer sich ruhig einmal einen Tag frei nehmen darf.

Kapazitäten langfristig im Griff

Je größer der Betrieb und je mehr Mitarbeiter angestellt sind, desto schwieriger ist es, die Urlaubsplanungen aller Mitarbeiter im Blick zu halten. Ein unangenehmes Erwachen gibt es immer dann, wenn der Urlaub einer wichtigen Kraft vergessen wurde und kein Ersatz bereit steht. Dank der automatisierten Zeiterfassung passiert das nicht, denn Sie können jederzeit überblicken, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt im Urlaub ist.

Das erleichtert die Erstellung von Wochenarbeitsplänen und versehentliche Berechnungen und Fehlkalkulationen von Angestellten, die sich zum genannten Zeitraum gar nicht im Haus befinden, gehören der Vergangenheit an. Auch Krankmeldungen können direkt online eingegeben werden und so haben Sie eine Übersicht, wen Sie für welche Projekte einsetzen können.

Fazit: Effizienzsteigerung und exakte Zeiterfassung

Die automatisierte Zeiterfassung ist nicht nur ein exaktes Mittel, um die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter zu planen und zu erfassen, sondern auch eine Möglichkeit, die Effizienz zu steigern. Mitarbeiter, die selbst ihre Arbeitszeiten dokumentieren können und stets wissen, wieviele Minusstunden gesammelt oder für ein Projekt schlichtweg zu viel Zeit benötigt wurde, köannen sich besser organisieren und dabei ihre geleisteten Stunden im Blick halten. Eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Arbeitgeber.

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