Dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitern transparent und nachvollziehbar erfasst werden, stellt heute für Unternehmen in Deutschland sogar eine gesetzliche Pflicht dar. Von dieser sind selbstverständlich auch IT-Dienstleister nicht ausgenommen.
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Eine moderne und zeitgemäße Zeiterfassung funktioniert dabei über den digitalen Weg − in kaum einem Unternehmen ist noch die traditionelle Stempeluhr zu finden. Die Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung kann jedoch durchaus mit einigen Herausforderungen einhergehen. Einige Mitarbeiter werden sich beispielsweise durch die genaue Erfassung ihrer Projekt- und Arbeitszeiten kontrolliert fühlen. Der folgende Artikel stellt jedoch die wichtigsten Tipps vor, mit denen die Einführung der Projekt- und Arbeitszeiterfassung in der IT reibungslos gelingt.
Perspektive der Mitarbeiter einnehmen
Arbeitgeber sollten sich in die Position ihrer Angestellten versetzen. Dies hilft ihnen, ein gutes Gespür dafür zu bekommen, welche Befürchtungen und Ängste mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung einhergehen können. Es ist menschlich, dass die Mitarbeiter durch die Veränderung Nachteile für ihre tägliche Arbeit befürchten.
Aus diesem Grund kommt es dann in hohem Maße auf eine umfassende und vor allem frühzeitige Aufklärung seitens der Geschäftsleitung und der Führungskräfte an. Bei dieser ist natürlich vor allem auf die großen Vorteile einzugehen, welche durch die digitale Arbeits- und Projektzeiterfassung in Erscheinung treten. Diese erstrecken sich auf den gesamten Wertschöpfungsprozess der Firma. Auf diese Weise lässt sich bei den Mitarbeitern gleich ein wesentlich größeres Verständnis für die Einführung schaffen.
Die entsprechende Informationsveranstaltung sollte dabei keine langweilige Pflichtveranstaltung darstellen. Eventuelle Widerstände lassen sich schließlich kaum abmildern, wenn trocken über das entsprechende Gesetz zur Zeiterfassung informiert und dieses als einziger Grund für die Einführung der Zeiterfassung angeführt wird. Darüber hinaus kommt es darauf an, ausreichend Raum für Bedenken und Fragen zu schaffen. Letzte Unsicherheiten und Zweifel können den Mitarbeitern dann eventuell auch gemeinsam mit dem Betriebsrat genommen werden.
Software sorgfältig auswählen
Auf den ersten Blick scheinen die Systeme für die digitale Zeiterfassung sich hinsichtlich ihres Funktionsumfanges nicht allzu stark voneinander zu unterscheiden. Es ist dennoch empfehlenswert, die Auswahl mit Bedacht und Sorgfalt vorzunehmen. Wichtige Kriterien bestehen dabei unter anderem darin, dass sich das System als benutzerfreundlich zeigt und verschiedene Möglichkeiten für die Integration in andere Softwareumgebungen bietet.
Auch die genauen Details der gebotenen Funktionen sind zu studieren. So lässt sich sicherstellen, dass genau das Zeiterfassungssystem ausgewählt wird, das ideal zu den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen des eigenen Unternehmens passt. Zeitgemäße Lösungen sind zudem sowohl als Desktop-Version als auch mobil nutzbar. Die Software sollte generell möglichst modern und intuitiv gestaltet sein − dadurch wird die Akzeptanz in der Belegschaft nämlich zusätzlich erhöht.
Ausreichend Zeit für Schulungen
Damit alle Mitarbeiter die Funktionsweise der digitalen Zeiterfassung vollumfänglich verstehen und verinnerlichen, ist ausreichend Zeit für Erklärungen und Schulungen einzuplanen. Die Mitarbeiterschulung sollte dabei unbedingt so unternehmensspezifisch wie möglich ausfallen. Daneben ist es von Bedeutung, dass die Erklärungen auf Prozessebene stattfinden. Experten empfehlen, die Einführung schrittweise zu gestalten. Dies gelingt beispielsweise, indem erste Erfahrungen durch eine Testgruppe gesammelt werden. Dadurch lassen sich Probleme, die eventuell in der täglichen Nutzung des Programms auftreten, schon vor dem eigentlichen Roll-Out identifizieren.
Sobald dann der Echtbetrieb des neuen Zeiterfassungssystems startet, sollten die Mitarbeiter zudem um ein regelmäßiges Feedback gebeten werden. Ideen, Anregungen und Bedenken sind immer ernst zu nehmen. Bei dem nächsten Software-Update können diese Infos dann entsprechend berücksichtigt werden. Auf diese Weise ist eine kontinuierliche, agile Anpassung der Zeitanpassung an die individuellen Unternehmensabläufe möglich.