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Digital Business: Warum ein Telefonservice heutzutage essentiell ist

Egal, ob man Solo-Selbstständiger ist oder ein eigenes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern hat: Büroarbeit fällt immer an. Und: Schnell kann sie einem über den Kopf wachsen. Trotzdem müssen Unternehmer nicht alles alleine stemmen. Ein Telefonservice kann beispielsweise eine Menge Zeit sparen. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert.

Brian A Jackson/shutterstock.com

Wie funktioniert ein Telefonservice?

Ein Telefonservice ist eine einfache Form der Auslagerung von Koordinationsarbeiten, die in so ziemlich jedem Unternehmen anfallen. Telefonservices werden von Dienstleistern angeboten, die sich speziell auf diese Tätigkeit konzentriert haben. Die Zielgruppe dieser Dienstleister sind Unternehmen, die mit der Auslagerung ihrer Telefoniearbeiten Zeit sparen wollen. Büroservice24 bietet solche Dienstleistungen an. So springt der Telefonservice von Büroservice24 immer ein, wenn man selbst gerade nicht ans Telefon kann oder will. Ein Büroservice wie dieser kann aber auch noch andere Tätigkeiten neben der Telefonie übernehmen.

Je nach Unternehmen fallen sehr viele verschiedene Tätigkeiten unter diesen Begriff. In vielen Unternehmen beschränkt sich ein Telefonservice auf das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen. Jeder Unternehmer weiß: Je größer das Unternehmen, desto mehr Telefonate fallen an – viele davon lassen sich aber bereits in wenigen Minuten klären. Einige aber nicht. Ein Telefonservice kann die häufigsten Fragen von Anrufern klären und bei anderen Fragen eine Weiterleitung vornehmen.

Teil des Services kann es auch sein, Anrufe entgegenzunehmen und die wichtigsten Eckdaten zu notieren. Dann kann die zuständige Stelle sich in einer ruhigen Minute einen gesammelten Überblick über alle über den Tag eingegangenen Anrufe verschaffen. So schafft man mehr Zeit für Wesentliches und schont obendrein seine Nerven.

Wer braucht einen Telefonservice?

Anrufe, die nicht entgegen genommen werden sind sehr ärgerlich – insbesondere für Kunden und Geschäftspartner. Als Unternehmer kann man es sich in keiner Phase der Unternehmung leisten, Kunden und andere wichtige Kontakte einfach warten zu lassen. Wenn man es aber ebenso zeitlich nicht schafft, alle Anrufe entgegenzunehmen, braucht man jemanden, der das für einen tut. Eine Bürokraft, die Anrufe entgegennimmt, wäre eine Option. Klüger ist es aber, auf einen Dienstleister zurückzugreifen, der im Umgang mit Geschäftskontakten geschult ist und sich darauf spezialisiert hat.

Viele Unternehmen nutzen Telefonservices, um ihre Kunden zufrieden zu stellen. Eine besondere Rolle kommt dem Telefonservice auch während einer Krise zu. Geht etwas schief, dauert es meist nicht lang, bis Kunden oder Geschäftspartner die Leitungen mit besorgten Anrufen fluten. Auch hierfür ist ein Telefonservice Gold wert. Er kann bestenfalls alle Anrufe entgegennehmen, sodass sich jeder Anrufer wahrgenommen fühlt. Das kann für die Reputation eines Unternehmens während einer unternehmerischen Krise sehr wichtig sein.

Viele Unternehmen haben durch mangelnde Kommunikation aufgrund kleinerer Krisen einen nicht unerheblichen Teil ihres Kundenstammes verloren, weil sie schlecht oder gar nicht kommuniziert haben. Ein Telefonservice ist also nicht nur bei akutem Arbeitsaufkommen sinnvoll, sondern kann auch eine präventive Maßnahme sein, die sich in einer späteren Phase des Unternehmens mit Sicherheit auszahlen wird.

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