Modernes und effektives Asset Management ist heutzutage IT-gestützt, daran gibt es keinen Zweifel. Ob Lebenszyklus-Management, Flotten- oder Instandhaltungsmanagement – die digitale Transformation ist in vollem Gange und bietet zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten.

Eine Inventar-Software kann im Idealfall die oben genannten Managementbereiche unterstützen und zur Erreichung von mehr Effizienz beitragen. Denn bei Betriebsmitteln und Inventar gehen mehr Zeit und Kosten verloren, als man glaubt: Von der Anschaffung über die Instandhaltung bis hin zur Entsorgung muss das Inventar viele interne Prozesse durchlaufen. Auch die Investitions- und Kostenplanung für IT-Assets, Mobiliar, Fahrzeuge, Werkzeuge, Maschinen oder Anlagen darf man nicht unterschätzen. Daher ist eine clevere Software zur Inventarverwaltung, die den Überblick schafft, umso wichtiger.

Welche Inventar-Software ist die Richtige?

Bei der Wahl einer Inventar-Software gilt es die einzelnen Features auf Praktikabilität und Effektivität zu prüfen. Eine digitale Inventarverwaltung kostenlos als Freeware zu beziehen kann eine Option sein, um kurzfristig Arbeitszeit bei der jährlichen Inventur zu sparen. Denn eine mobile App wird gerade von jüngeren Kollegen besser angenommen als eine analoge Methode.

Doch spätestens, wenn eine regelmäßige, generelle Inventarverwaltung eingeführt werden soll, lohnt es sich kostenpflichtige Software-Lösungen in Betracht zu ziehen. Sie bieten in der Regel sehr viel mehr Funktionalität, Sicherheit und Service. Zudem hat man die Wahl zwischen einer lokalen, sogenannten „On-Premise“-Software oder einer Cloud-basierten Lösung, für die man keinen eigenen Server benötigt. Letzteres hat den Vorteil, dass der Zugriff auf das Netzwerk jederzeit und von überall gewährleistet ist.

Die Inventar-Software der Timly Software AG beispielsweise ist eine solche cloud-basierte Online Inventarverwaltung. Mit ihr können verschiedene Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten mobil auf alle Funktionen zugreifen und Informationen in Echtzeit abrufen oder anpassen. Dennoch kann Timly auf Wunsch auch als On-Premise-Lösung auf den Servern des Kunden installieren werden. Somit ist bei dieser Inventarsoftware eine größtmögliche Flexibilität gegeben.

Eine Inventar-Software mit Barcode-Scanner ist ebenfalls zu empfehlen. Sie hat den Vorteil, dass die Objekte sehr schnell und direkt vor Ort gescannt werden können. Im Idealfall benötigt man dazu kein zusätzliches Gerät, sondern kann die gespeicherten Daten sofort mit jedem Smartphone einsehen.

Inventar-App & digitale Personalakte

Ein digitales Inventar-Programm sorgt also für einen praktischen Überblick über alle Betriebsmittel und kann auch Defekte schnell melden, Reparaturen in die Wege leiten oder an anstehende Wartungen erinnern. Spannend und sehr praktisch ist auch die Kombination der mobilen Inventar-App mit einer digitalen Personalakte.

Die einzelnen Inventar-Objekte können damit nicht nur auf Räumlichkeiten und Standorte zugewiesen werden, sondern auch auf Mitarbeiter und externe Dienstleister. Jeder Mitarbeiter wird zuvor mit seinen Fähigkeiten und Zertifizierungen in der digitalen Personalakte angelegt. Nun ist leicht ersichtlich, wer ein bestimmtes Gerät oder eine Anlage bedienen oder warten darf, wessen Staplerschein aktuell ist oder wer befähigt ist, den Kran zu fahren. Auch Brandschutzhelfer oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit werden im System verzeichnet.

Eine Dispositions-Funktion wie bei der Timly-Inventar-Software erlaubt es auch, Reservierungen bestimmter Objekte für einen gewünschten Zeitraum vorzunehmen. Dadurch lässt sich die Verwendung besser planen und das Gerät ist zum vorgesehenen Zeitpunkt in jedem Fall verfügbar. Weiteres Plus: Das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter für die verwendeten Objekte steigt durch die Check-in & Check-out-Funktion auf Personen, Räume oder Standorte erfahrungsgemäß enorm. Die Kombination aus digitaler Objekt- und digitaler Personalakte ergibt also eine Menge Vorteile, die Aufwand und damit auch Kosten sparen.

Masseninventarisierung mit digitalen Zwillingen

Manche Firmen haben jedoch so zahlreiches Equipment, dass eine händische Erfassung kaum möglich ist. Ein großes Unternehmen mit vielen Büros und Standorten hat unzählige Laptops, Tastaturen, Computer-Mäuse. Diese alle einzeln in der Inventarverwaltung zu erfassen würde zu viel Zeitaufwand bedeutet. Daher gibt zum Beispiel bei der Timly-Software eine Funktion zur Massen-Inventarisierung. Hier werden sogenannte digitale Zwillinge erstellt. Die Objekte sind schnell und einfach dupliziert, aber jedes besitzt seine eigene Inventarnummer. Damit wird gerade IT-Inventarisierung enorm vereinfacht.

GPS-Tracking für noch mehr Überblick in Echtzeit

Wem das noch nicht genug technische Features sind, der wird seine Freude mit dem GPS-Tracking haben. Das klingt nicht nur cool, sondern ist auch unglaublich praktisch, wenn es um die Inventarverwaltung geht. Vor allem Fahrzeuge aber auch teure Gerätschaften lassen sich damit in Echtzeit und historisch nachvollziehbar verfolgen.

Zunächst werden dafür die gewünschten Betriebsmittel mit GPS-Trackern versehen. Eine Karten-Anbindung ermöglicht es dann, sie auch außerhalb des Firmengebäudes ständig unter Kontrolle zu haben. Jederzeit wird der aktuelle Standort übertragen und kann über die Inventar-Software abgerufen werden. Dies ist vor allem für wertvolles Inventar sinnvoll.

Der Energiedienstleister Westenergie beispielsweise, der größte regionale Energiedienstleister und Infrastrukturanbieter Deutschlands, nutzt dieses Echtzeit-Tracking von Timly. Durch die GPS-Gerätelokalisierung hat die Westenergie ihre „Smart Pole Factory“, bestehend aus intelligenten Straßenlaternen, jederzeit im Blick. Die verschiedenen Standorte inklusive aller Wartungstermine und -dokumente sind in Timly einsehbar. Dadurch sind auch effektive Reportings und Kosteneinsparungen möglich.

Der Einsatz einer modernen, technischen Lösung für Management und Verwaltung aller Firmen-Assets bietet sich also branchenübergreifend für fast jedes Unternehmen an. Egal ob Bau-, Logistik- oder Medizin-Branche, ob Öffentliche Verwaltung und Schulen oder Hotels – mit einer cleveren Software für Inventarverwaltung lassen sich Prozesse und Budgets effektiv optimieren.

In einer kostenlosen Demo kann man die Timly Inventar Software unverbindlich testen, um sich ein Bild davon zu machen, wie sie auch das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützten kann.