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Formulare & Prozesse digitalisieren: Raus aus dem Papierchaos

Bei wem sich Berge von Dokumenten auf dem Schreibtisch stapeln, versinkt langsam aber sicher im Chaos und verliert den Überblick. Wer denkt, dass Stift und Papier im digitalen Zeitalter immer noch die beste Möglichkeit ist, irrt sich. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen findet man dieses Phänomen noch häufig. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, die Umstellung zu starten und langfristig davon zu profitieren. Weshalb man diesen Schritt gehen sollte und welche Tools hilfreich sein können, erfährt man hier.

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Die Deutschen lieben Papier

Die Verwendung von Papier im Büro ist weit verbreitet. In Deutschland verbraucht eine durchschnittliche Person 227 Kilogramm Papier pro Jahr. Gerade bedruckte Dokumente machen immer noch einen großen Teil des gesamten Papierverbrauchs aus, wobei es bei der Arbeit in vielen Bereichen zum Einsatz kommt: Zum Drucken von Dokumenten, Anfertigen von Kopien, Verträge und Versenden von Briefen. Im Grunde ist Papier ein traditionelles Mittel, um Informationen festzuhalten. Doch ist das wirklich noch zeitgemäß?

CO₂-Bilanz

Die meisten Menschen sind sich gar nicht bewusst, welche Folgen die Verwendung von Papier im Büro für die Umwelt haben kann. Zunächst einmal wird beim Drucken viel Energie verbraucht, was wiederum zu einem erhöhten CO₂-Ausstoß führt. Überdies ist die Herstellung bekanntermaßen wasserintensiv: Für jedes Blatt Papier werden etwa 10 Liter Wasser verbraucht. Das kann sich schnell summieren, vor allem, wenn ein ganzes Unternehmen Papier täglich nutzt. All diese zusätzlichen Druckvorgänge verursachen auch eine Menge Abfall, der größtenteils auf Mülldeponien landet.

Papierloses Büro – Die perfekte Lösung?

In einem papierfreien Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeiter hauptsächlich elektronische Mittel zur Speicherung und Verteilung von Informationen. Dabei können nicht nur Dokumente eingescannt werden, sondern auch ganze Prozesse mithilfe einer Plattform wie Linqi digitalisiert werden. Daraus ergeben sich diverse Vorteile, für das Unternehmen sowie für die Mitarbeiter.

Gute Vernetzung

Ein papierloses Büro kann die Kommunikation in vielerlei Hinsicht fördern. So können beispielsweise Formulare einfach und ohne Verzögerung elektronisch ausgetauscht und versandt werden. Dies kann die Zusammenarbeit mit Kollegen an entfernten Arbeitsplätzen oder im Außendienst erleichtern. Außerdem kann die Kommunikation effizienter und organisierter gestaltet werden, was zu einer produktiveren Arbeitsumgebung führen kann.

Langfristig Kosten einsparen

Durch den Wegfall von Druckern wird die Zahl der benötigten Geräte erheblich reduziert. Dadurch sind seltener Wartung erforderlich und weniger Tinte und Papier wird verbraucht. Aus diesem Grund können Betriebe die Kosten für Geräte sowie die Wartung reduzieren. Zudem benötigen digitale Dokumente weniger Speicherplatz als gedruckte Versionen. Dies kann für Unternehmen mit begrenzter Bürofläche ein wichtiger Aspekt sein.

Intelligente Dokumente & Formulare

Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem kann man schnell und einfach genau das Formular finden, das man gerade benötigt. Deshalb entfällt die Notwendigkeit, Aktenschränke oder Ordner voller Papierdokumente zu durchsuchen, was Zeit und Energie spart. Außerdem kann man durch die Umstellung auf die papierlose Verwaltung die für die Ablage von Akten benötigte Bürofläche verringern und so mehr Platz für andere Zwecke schaffen.

Digitale Transformation – Prozesse automatisieren

Generell können alle Dokumente eines Betriebes digitalisiert werden. Jedoch sollte man im Vorhinein abwägen, ob man einen Mehrwert daraus ziehen kann. Häufig werden Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Rechnungen oder Einkaufsbelege elektronisch erfasst und in einer Datenbank hinterlegt. Wer bereits diesen Schritt gegangen ist, kann sich an die Digitalisierung von internen Geschäftsprozessen wagen.

Gründe für die Umstellung

Allgemein sind die Vorteile der Digitalisierung von Prozessen vielfältig. Durch die Automatisierung bestimmter Schritte und die Online-Bereitstellung von Informationen können Betriebe den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringern. Obendrein werden Vorgänge noch effizienter, weil Fehler beseitigt und die Verfolgung des Projektfortschritts erleichtert wird. Darüber hinaus vereinfacht die Digitalisierung von Prozessen den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Genauso wie beim papierlosen Büro kann man Geld sparen, indem man den Bedarf an papierbasierter Dokumentation verringert und die automatische Rechnungsstellung und Bezahlung erleichtert.

Welche Vorgänge lassen sich digitalisieren?

Nahezu jeder Geschäftsprozess kann bis zu einem gewissen Grad digitalisiert werden. Am besten lassen sich jedoch Abläufe digitalisieren, die einen direkten Bezug zum Kunden haben oder direkt mit der Wertschöpfung verbunden sind. Dazu gehören Aufgaben wie die Auftragserfassung, der Kundendienst und die Rechnungsstellung. Die Digitalisierung dieser Prozesse kann sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Geschäftserfolg auswirken. Ebenso können einfache Verwaltungsprozesse im Backoffice automatisiert werden, wodurch Ressourcen eingespart werden.

Empfohlene Vorgehensweise

Bevor man mit der Digitalisierung von Prozessen beginnt, sollte man eine Vorgehensweise festlegen. Das hilft, den Überblick beim Projekt zu behalten und die gewünschten Ziele zu erreichen. Deshalb wird hier in fünf Schritten aufgezeigt, wie die Vorbereitung ablaufen kann.

  1. Unternehmensziele definieren: Welche übergeordneten Ziele möchte man durch den Prozess erreichen? Auf welche Dauer soll dieser Plan umgesetzt werden?
  2. Aktueller Stand bewerten: Was funktioniert gut und was muss verbessert werden? Welche Herausforderungen können durch die Digitalisierung gelöst werden?
  3. Bestimmte Prozesse auswählen: Welche Abläufe eignen sich überhaupt für das Vorhaben? Nicht jeder Prozess sollte digitalisiert werden – es ist wichtig, sich zunächst auf die Kernprozesse zu konzentrieren.
  4. Plan entwickeln: Dieser Plan sollte einen Zeitplan, ein Budget und die benötigten Ressourcen enthalten.
  5. Controlling: Werden die Geschäftsziele aus dem ersten Schritt erreicht? Gibt es Bereiche, in denen man Anpassungen vornehmen muss?

Tools zur Prozessdigitalisierung

Für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung ist das richtige Softwaretool entscheidend. Es gibt viele verschiedene Softwarelösungen, die für verschiedene Prozesse geeignet sind. Im Allgemeinen kann man zwischen vier Anwendungen unterscheiden, die für diesen Zweck eingesetzt werden können:

  • ERP-Systeme: Abbildung von kaufmännischen Prozessen.
  • FiBu-Software: Digitalisierung von Finanzbuchhaltung.
  • CRM-Programme: Unterstützung zur Kundenpflege.
  • DMS: Digitalisierung von Dokumenten.

Im Grunde können die Programme auch miteinander kombiniert und verbunden werden, um einen übersichtlichen Gesamtprozess zu entwickeln. Dafür sollten die Schnittstellen identifiziert und sinnvolle Verknüpfungen eingefügt werden. Wer nicht über informationstechnisches Know-how verfügt, kann auch Prozessoptimierung Plattformen nutzen.

Prozessplattformen

Mithilfe einer digitalen Prozessplattform kann man auf einfache Weise einen digitalen Arbeitsablauf erstellen. Dies kann jeder tun, auch diejenigen, die keine Erfahrung im Programmieren haben. Dabei bietet die Plattform eine große Auswahl an vorgefertigten Vorlagen, die an die spezifischen Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden können. Darüber hinaus können auf Objektebene Berechtigungen festgelegt werden, sodass Benutzer nur auf bestimmte Daten zugreifen können. Auf diese Weise lässt sich besser kontrollieren, wer auf welche Informationen zugreifen kann. Die Plattform kann in Systeme von Drittanbietern integriert werden, sodass Funktionen und Daten aus anderen Quellen leicht hinzugefügt werden können.

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