Startseite: Blog Tec-Trends > App > Digital Business: Die besten Apps für Unternehmen

Digital Business: Die besten Apps für Unternehmen

Die Firmenbilanz des eigenen Unternehmens für die Behörden vorzubereiten, kann ohne die passende digitale Unterstützung schnell zum zeitraubenden Kraftakt werden. Wer sich als Gründer oder Inhaber eines frisch gebackenen Start-ups nicht alle Jahre wieder stundenlang durch den bürokratischen Behördendschungel quälen möchte, hat mehrere Möglichkeiten, die Unterlagen für das Finanzamt zeitsparend vorzubereiten. Am einfachsten scheint es vielen Unternehmern, alle Belege wie für Reisekosten und andere Sonderausgaben in einer Mappe zu sammeln und diese regelmäßig dem Steuerberater zu übergeben.

SFIO CRACHO/shutterstock.com

Dies ist jedoch mit teilweise enormen Mehrkosten verbunden, die gerade in den ersten Jahren nach einer Neugründung nicht immer zum Firmenbudget passen. Eine weitere Möglichkeit ist die Schaffung einer Buchhaltungsabteilung, was sich allerdings erst ab einer Betriebsgröße von etwa 10 festen Mitarbeitern wirklich rechnet. Bei kleineren Unternehmen kann es wesentlich lukrativer für die Firmenbilanz sein, seine steuerlich absetzbaren Sonderausgaben digital durch praktische Apps und speziell für die Finanzbuchhaltung programmierte Softwarelösungen zu organisieren.

Diese Apps helfen dabei, alle Ausgaben stets up to date zu halten

Wer sich für die digitale Variante der Finanzbuchhaltung entscheidet, genießt gleichwohl den Vorteil, dass sich alle Firmenausgaben von beliebig vielen mobilen Endgeräten von überall her einpflegen lassen. Hat der Außendienstmitarbeiter also zum Beispiel den Firmenwagen vollgetankt, bevor er ins Büro zurückfährt, kann er den Tankbeleg direkt fotografieren und digital fürs Finanzamt in der App hinterlegen. Das spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern verringert auch den Berg an Originaldokumenten in Papierform ungemein. Auf N2F gibt es eine App, die beim Organisieren der wiederkehrenden Reisekosten hilft. Das Beste an der ausgeklügelten, digitalen Softwarelösung ist die kostenlose Testversion.

Es muss also nicht sofort in eine unbekannte App Geld investiert werden, sondern der Einsatz für die eigene Finanzbuchhaltung lässt sich zunächst in Ruhe ausprobieren. Wirklich papierfrei lässt sich die Dokumentenaufbewahrung trotz aller digitaler Möglichkeiten derzeit aber noch nicht realisieren, denn im Fall einer Wirtschaftsprüfung müssen den Beamten die Originalunterlagen der vergangenen Jahre auf Verlangen vollständig ausgehändigt werden.

Digitale Steuererklärung über das ELSTER Portal der deutschen Finanzbehörden

Seit einigen Jahren kann die jährliche Steuererklärung ausschließlich über das Onlineportal der Finanzbehörden eingereicht werden. Zwar erleichtert dies die Übergabe, spart Personalkosten beim Finanzamt und sorgt für weniger Papiermüll, dennoch finden sich in den zahlreichen Ausfüllhinweisen im ELSTER Portal kaum Hinweise zu einem Absetzen von Reisekosten und anderen Firmenausgaben. Eine App, wie sie über den oben angegebenen Link kostenfrei heruntergeladen werden kann, erleichtert die Arbeit also ungemein und kann vor allem in kleinen Unternehmen zunächst den Steuerberater obsolet werden lassen.

Über diverse andere Softwarelösungen für PC und Mac, welche teils kostenfrei auch für die Folgejahre genutzt werden können oder aber kostenpflichtig abonniert werden müssen, lassen sich die meisten Firmenausgaben aufspüren und steuerlich geltend machen. Am effizientesten ist eine App oder Software, die auch an mobilen Endgeräten genutzt werden kann. Ansonsten kommt es beim Firmeninhaber und allen Angestellten trotzdem zum erhöhten Zeitaufwand, wenn nach wie vor, alle Belege in der Firma gesammelt und anschließend digitalisiert werden müssen.

Sicherer Datentransfer von sensiblen Firmendaten für die Finanzbuchhaltung

Über eine Cloudlösung sind die sensiblen Firmendaten so lange sicher, wie für jedes Endgerät und jeden Nutzer ein eigenes Passwort vergeben wird. Bei einem Angriff durch Cyberkriminelle sind die diskreten Daten ansonsten leicht vollständig auszulesen, wenn in der ganzen Firma dasselbe Standard-Passwort genutzt wird. Außerdem lassen sich bei den meisten Finanz-Apps gesonderte Zugriffsrechte vergeben, sodass ein Außendienstler zwar alle Rechnungen und Belege in Echtzeit einpflegen kann, auf die übrigen Stammdaten jedoch weder zur Einsicht noch für eventuelle Modifikationen Zugriff erhält.

Auch bei der besten Verschlüsselung und den kompliziertesten Sicherheitsmaßnahmen sind Daten im Grunde genommen aber nie zu 100 % wirklich sicher. Das ist der einzige Vorteil von Dokumenten und Belegen in Papierform – allerdings auch nur dann, wenn diese wichtigen Unterlagen in einem Safe oder abgeschlossenen Raum separat aufbewahrt werden.

Kategorien: App |

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.