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Planen vor Arbeitsschichten: Mit Schichtplaner online möglich

Viele die etwas mit Schichtarbeit zu tun haben ,werden es kennen, dass entsprechende Schichtpläne viel mit Excel erstellt wurden und werden. Das wird sicherlich eine Zeit lang auch gut und sinnvoll gewesen sein. Doch man kann sich zurecht fragen, ob die Schichtplanung damit überhaupt noch zeitgemäß für ein Unternehmen ist?

Andrey_Popov/shutterstock.com

Das Erstellen eines Schichtplans ist durchaus ein recht komplexer Prozess und man muss dabei einige Faktoren berücksichtigen. Neben der zeitlichen Betrachtungsweise muss man natürlich auch die gesetzlichen Vorgaben und internen Vorschriften beachten sowie natürlich die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Solche Pläne werden dann in zahlreichen Unternehmen mit Excel erstellt. Der häufigste Grund dafür ist, dass dieses Programm in den meisten Firmen zu der Grundausstattung gehört. Aber trotz der bestimmt vielen Nutzungsmöglichkeiten, hat dieses Programm natürlich auch seine Grenzen.

Was sind die Vorteile, wenn man zum Beispiel mit Excel Schichtpläne erstellt

Weil Excel in den meisten Firmen verwendet wird, entstehen keine extra Kosten, wenn man mit diesem Programm die Schichtpläne erstellt. Außerdem ist dieses Programm relativ flexibel und man kann Tabellen an die eigenen Anforderungen anpassen. Dank der sehr umfangreichen Software kann man die Mitarbeiter damit in allen Bereichen verwalten. Man hat also die weitere Möglichkeit, Arbeits- sowie Urlaubspläne zu dokumentieren sowie eine umfangreiche Organisation zu gewährleisten.

Die Nachteile werden oftmals überwiegen

Allerdings überwiegen meist die Nachteile, weil so vieles auf einmal auch für Probleme sorgen kann. So sind für eine optimale Schichtplanung komplizierte Formeln nötig. Wenn man dazu individuellen Anforderungen gerecht werden möchte, braucht man dafür langjährige Erfahrung mit Excel. Das ist oft in kleineren Betrieben nicht der Fall. Außerdem ist die Einrichtung solcher Excel Dokumente recht zeitaufwendig. Dazu kommt, dass durch die händische Eingabe bei den Arbeitszeiten schnell Fehler entstehen können und das Programm dafür nicht transparent ist, so dass sich die Mitarbeit nicht immer sicher sein werden, ob die eingetragenen Zeiten auch richtig sind.

Warum digitale Dienstpläne einem Unternehmen mehr nützen

Die digitalen Möglichkeiten sind tatsächlich vorteilhafter, wie beispielsweise crewmeister.com – der Schichtplaner online für mehr Effizienz. Umso mehr die organisatorischen Dinge digital automatisiert werden, desto reibungsloser kann die Planung stattfinden. Auch wird alles für die Mitarbeiter einfacher. Durch die digitale Schichtplanung gibt es kein hinterher telefonieren mehr. Wenn der Schichtplaner online erstellt wurde, erfahren die Mitarbeiter automatisch davon. Sogar dann, wenn es zu spontanen Änderungen kommt, kann das mit dem betroffenen Mitarbeiter unkompliziert abgestimmt werden.

Für Übersichtlichkeit je Arbeitsplatz sorgen

Auf „Schichten anlegen“ oder „Arbeitsplätze hinzufügen“ klicken, so einfach kann alles funktionieren. Man kann genau sehen, wie viele Mitarbeiter zum Beispiel in der Verpackung arbeiten werden und wie viele im Versand. Außerdem kann man dazu noch frühzeitig eine Über- oder Unterbesetzung erkennen.

Die Urlaubs- und Krankheitstage mit berücksichtigen

Geregelte Urlaubszeiten haben in Deutschland eine lange Tradition. Wenn man einen Schichtplan erstellt, kann man schnell dabei Urlaubs-, Krankheits- und andere Abwesenheitstage vergessen. Mit einem online Schichtplaner passiert so etwas nicht. Denn dort können schon alle Mitarbeiterabwesenheiten aus dem Urlaubsplaner vermerkt werden, wenn es sich natürlich um eine entsprechende Software handelt. Dann behält man den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Die tatsächlichen Zeiten mit dem Schichtplan abgleichen

Es kann immer wieder vorkommen, dass die tatsächlichen Zeiten von den geplanten Schichtzeiten abweichen. Auch das muss kein Problem sein. Wenn der online Schichtplaner zusätzlich mit der Zeiterfassung verknüpft ist, kann man die geplanten Zeiten und die tatsächlichen Zeiten zu jeder Zeit vergleichen als auch auswerten. Ein gutes System wird dann trotz dieser Vielzahl von Funktionen einfach zu bedienen bleiben.

Mit Schichtvorlagen eine automatische Schichtplanung ermöglichen

Wenn es in einem Unternehmen regelmäßige Schichtmodelle gibt, können diese als Vorlage gespeichert werden. Dadurch ist es möglich, die wöchentliche Schichtplanung für alle Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks zu erledigen.

Mitarbeiter können automatisch benachrichtigt werden

Sowie ein Schichtplan online erstellt wurde, können die betreffenden Mitarbeiter automatisch informiert werden, auch wenn es noch zu spontanen Änderungen kommt.

Automatischer Abgleich zur Zeiterfassung

Wenn die Schichten automatisch mit der Zeiterfassung verknüpft sind, kann es dadurch nicht mehr zu Abweichungen zwischen den geplanten Schichten und den tatsächlichen Arbeitszeiten kommen. Man kann sicherlich gut erkennen, dass man mit einem digitalen Schichtplaner viele Vorteile hat. Wichtig ist dabei unter anderem auch, dass beim Berücksichtigen privater Termine und Co., stets der Datenschutz gewährleistet sein muss. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann hier ggf. ergänzend beraten. Eine gute Schichtplan Software sorgt grundsätzlich dafür, dass man mit nur wenigen Klicks eine Schicht erstellen und Mitarbeiter zuweisen kann. Es werden dann denkbare Arbeitszeiten bereits zusammengerechnet.

Mögliche Probleme/Schwierigkeiten, bezüglich der Wünsche von Mitarbeitern, können dadurch angezeigt werden. Das sorgt dafür, dass man nicht „blind“ plant, sondern dass man schnell den besten Kompromiss findet. Die Zettelwirtschaft entfällt, weil man sich online ganz einfach ein- und aus-stempeln kann. Der Zugriff kann in der Regel von jedem mobilen Gerät aus erfolgen. Dieses transparente Verfahren ermöglicht es, dass Mitarbeiter sich auf noch nicht vergebene Schichten bewerben können. Der verfügbare Mitarbeiter muss einfach nur noch zugeordnet werden.

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