Flexibilität ist kein Bonus mehr. Selbstbestimmt und flexibel zu arbeiten, gehört für Fachkräfte zum Standard. Es ist ein zentrales Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers, das als Voraussetzung zählt. Unternehmen, die auf starre Präsenzpflichten und fixe Bürozeiten bestehen, riskieren den Verlust von Talenten oder können diese gar nicht erst gewinnen. In vielen Köpfen ist die Organisation einer modernen Arbeitsumgebung eine Hürde. Zeit, mit dem Vorurteil aufzuräumen. Mit einem intelligenten Workplace Management und einer unterstützenden Software gelingt die Umsetzung im Handumdrehen.

Anforderungen moderner Arbeitswelten

An die Stelle des klassischen Büroalltags sind Homeoffice, Desk Sharing, Co-Working-Zonen und hybrides Arbeiten getreten. Wo früher ein fester Schreibtisch für die Beschäftigten geplant wurde, entstehen heute offene Raumkonzepte mit Freiraum für eigene Entscheidungen. Für die Unternehmensführung bedeutet Flexibilität mehr Komplexität. An dieser Stelle setzen digitale Lösungen an. Eine Workplace Management Software ist mehr als eine Raumverwaltung. Sie stellt ein umfassendes System dar, das Mensch, Raum und Technologie sinnvoll verbindet. Das Ergebnis ist eine optimale Ressourcennutzung und ein Arbeitsumfeld, das Motivation und Produktivität fördert.

Was moderne Softwarelösungen leisten

Das Grundkonzept eines Workplace-Management-Tools ist die digitale Schreibtischreservierung. Die Technik hat sich weit entwickelt. Es sind Anwendungen für dynamische Raumlösungen und die Verwaltung von Meeting-Räumen entstanden. Sie organisieren Parkplätze und teilen Arbeitszonen ein, integrieren mobile Teams in laufende Projekte und liefern Informationen in Echtzeit zur Auslastung von Büroflächen. Einige Lösungen lassen sich in eine smarte Gebäudetechnik einbinden und steuern Licht und Temperatur basierend auf den Vorlieben des aktuellen Nutzers. Auch Sicherheit und Datenschutz sind zentral über Zutrittskontrollen oder Check-in-Systeme steuerbar. Gleichzeitig liefern die Anwendungen wertvolle Kennzahlen für strategische Entscheidungen.

Intelligente Planungstools lieben Dynamik

Alle kennen Unternehmen, in denen es nicht ohne kontinuierliche Präsenz der Beschäftigten geht. Ein Supermarkt ist mit hybriden Arbeitsmodellen undenkbar. Für viele andere Branchen ist eine Workplace-Management-Software die Lösung, um schwächelnde Strukturen zu verändern.

Dazu gehören:

• Beratungsfirmen mit wechselnden Projektteams
• IT- und Tech-Firmen, die agile Arbeitsmethoden leben
• Verwaltungsorganisationen, die sich eine flexible Raumplanung umsetzen wollen
• Start-ups mit wachsender Teamgröße und sich wandelnden Bedürfnissen
• Betriebe des Mittelstands, die Flächenkosten optimieren möchten

Software-Anwendungen können auf die jeweiligen Wünsche justiert werden. Es handelt sich nicht um starre Konzepte. Die Anwendungsmöglichkeiten lassen sich an die Unternehmensstruktur anpassen und erweitern.

Flexibilität in der Praxis

Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 150 Beschäftigten führt eine Workplace-Management-Software ein. Die Herausforderung: Teams arbeiten projektbasiert, wechseln häufig und sind nicht immer vor Ort. Statt leer stehender Arbeitsplätze und überfüllter Meetingräume entschied man sich für ein digitales Buchungssystem. Das Ergebnis: Die Mitarbeitenden reservieren ihre Arbeitsplätze und Konferenzräume im Voraus oder spontan per App. Die Software erkennt Auslastung, schlägt freie Plätze vor und lässt Mitarbeitende in Teams automatisch nebeneinander sitzen. Zusätzlich sind Gemeinschaftsflächen wie Think Tanks, Stillarbeitszonen und Parkplätze eingebunden.