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Die Deutschen lieben Papier<\/h3>\n
Die Verwendung von Papier im B\u00fcro ist weit verbreitet. In Deutschland verbraucht eine durchschnittliche Person 227 Kilogramm Papier pro Jahr. Gerade bedruckte Dokumente machen immer noch einen gro\u00dfen Teil des gesamten Papierverbrauchs aus, wobei es bei der Arbeit in vielen Bereichen zum Einsatz kommt: Zum Drucken von Dokumenten, Anfertigen von Kopien, Vertr\u00e4ge und Versenden von Briefen. Im Grunde ist Papier ein traditionelles Mittel, um Informationen festzuhalten. Doch ist das wirklich noch zeitgem\u00e4\u00df?<\/p>\n
CO\u2082-Bilanz<\/h4>\n
Die meisten Menschen sind sich gar nicht bewusst, welche Folgen die Verwendung von Papier im B\u00fcro f\u00fcr die Umwelt haben kann. Zun\u00e4chst einmal wird beim Drucken viel Energie verbraucht, was wiederum zu einem erh\u00f6hten CO\u2082-Aussto\u00df f\u00fchrt. \u00dcberdies ist die Herstellung bekannterma\u00dfen wasserintensiv: F\u00fcr jedes Blatt Papier werden etwa 10 Liter Wasser verbraucht. Das kann sich schnell summieren, vor allem, wenn ein ganzes Unternehmen Papier t\u00e4glich nutzt. All diese zus\u00e4tzlichen Druckvorg\u00e4nge verursachen auch eine Menge Abfall, der gr\u00f6\u00dftenteils auf M\u00fclldeponien landet.<\/p>\n
Papierloses B\u00fcro \u2013 Die perfekte L\u00f6sung?<\/h3>\n
In einem papierfreien Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeiter haupts\u00e4chlich elektronische Mittel zur Speicherung und Verteilung von Informationen. Dabei k\u00f6nnen nicht nur Dokumente eingescannt werden, sondern auch ganze Prozesse mithilfe einer Plattform wie Linqi<\/a> digitalisiert werden. Daraus ergeben sich diverse Vorteile, f\u00fcr das Unternehmen sowie f\u00fcr die Mitarbeiter.<\/p>\n Ein papierloses B\u00fcro kann die Kommunikation in vielerlei Hinsicht f\u00f6rdern. So k\u00f6nnen beispielsweise Formulare einfach und ohne Verz\u00f6gerung elektronisch ausgetauscht und versandt werden. Dies kann die Zusammenarbeit mit Kollegen an entfernten Arbeitspl\u00e4tzen oder im Au\u00dfendienst erleichtern. Au\u00dferdem kann die Kommunikation effizienter und organisierter gestaltet werden, was zu einer produktiveren Arbeitsumgebung f\u00fchren kann.<\/p>\n Durch den Wegfall von Druckern wird die Zahl der ben\u00f6tigten Ger\u00e4te erheblich reduziert. Dadurch sind seltener Wartung erforderlich und weniger Tinte und Papier wird verbraucht. Aus diesem Grund k\u00f6nnen Betriebe die Kosten f\u00fcr Ger\u00e4te sowie die Wartung reduzieren. Zudem ben\u00f6tigen digitale Dokumente weniger Speicherplatz als gedruckte Versionen. Dies kann f\u00fcr Unternehmen mit begrenzter B\u00fcrofl\u00e4che ein wichtiger Aspekt sein.<\/p>\n Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem kann man schnell und einfach genau das Formular finden, das man gerade ben\u00f6tigt. Deshalb entf\u00e4llt die Notwendigkeit, Aktenschr\u00e4nke oder Ordner voller Papierdokumente zu durchsuchen, was Zeit und Energie spart. Au\u00dferdem kann man durch die Umstellung auf die papierlose Verwaltung die f\u00fcr die Ablage von Akten ben\u00f6tigte B\u00fcrofl\u00e4che verringern<\/a> und so mehr Platz f\u00fcr andere Zwecke schaffen.<\/p>\n Generell k\u00f6nnen alle Dokumente eines Betriebes digitalisiert werden. Jedoch sollte man im Vorhinein abw\u00e4gen, ob man einen Mehrwert daraus ziehen kann. H\u00e4ufig werden Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Rechnungen oder Einkaufsbelege elektronisch erfasst und in einer Datenbank hinterlegt. Wer bereits diesen Schritt gegangen ist, kann sich an die Digitalisierung von internen Gesch\u00e4ftsprozessen wagen.<\/p>\n Allgemein sind die Vorteile der Digitalisierung von Prozessen vielf\u00e4ltig. Durch die Automatisierung bestimmter Schritte und die Online-Bereitstellung von Informationen k\u00f6nnen Betriebe den Zeitaufwand f\u00fcr die Erledigung von Aufgaben verringern. Obendrein werden Vorg\u00e4nge noch effizienter, weil Fehler beseitigt und die Verfolgung des Projektfortschritts erleichtert wird. Dar\u00fcber hinaus vereinfacht die Digitalisierung von Prozessen den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Genauso wie beim papierlosen B\u00fcro kann man Geld sparen, indem man den Bedarf an papierbasierter Dokumentation verringert und die automatische Rechnungsstellung und Bezahlung erleichtert.<\/p>\n Nahezu jeder Gesch\u00e4ftsprozess kann bis zu einem gewissen Grad digitalisiert werden. Am besten lassen sich jedoch Abl\u00e4ufe digitalisieren, die einen direkten Bezug zum Kunden haben oder direkt mit der Wertsch\u00f6pfung verbunden sind. Dazu geh\u00f6ren Aufgaben wie die Auftragserfassung, der Kundendienst und die Rechnungsstellung. Die Digitalisierung dieser Prozesse kann sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Gesch\u00e4ftserfolg auswirken. Ebenso k\u00f6nnen einfache Verwaltungsprozesse im Backoffice automatisiert werden, wodurch Ressourcen eingespart werden.<\/p>\n Bevor man mit der Digitalisierung von Prozessen beginnt, sollte man eine Vorgehensweise festlegen. Das hilft, den \u00dcberblick beim Projekt zu behalten und die gew\u00fcnschten Ziele zu erreichen. Deshalb wird hier in f\u00fcnf Schritten aufgezeigt, wie die Vorbereitung ablaufen kann.<\/p>\n F\u00fcr eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung ist das richtige Softwaretool entscheidend. Es gibt viele verschiedene Softwarel\u00f6sungen<\/a>, die f\u00fcr verschiedene Prozesse geeignet sind. Im Allgemeinen kann man zwischen vier Anwendungen unterscheiden, die f\u00fcr diesen Zweck eingesetzt werden k\u00f6nnen:<\/p>\n Im Grunde k\u00f6nnen die Programme auch miteinander kombiniert und verbunden werden, um einen \u00fcbersichtlichen Gesamtprozess zu entwickeln. Daf\u00fcr sollten die Schnittstellen identifiziert und sinnvolle Verkn\u00fcpfungen eingef\u00fcgt werden. Wer nicht \u00fcber informationstechnisches Know-how verf\u00fcgt, kann auch Prozessoptimierung Plattformen nutzen.<\/p>\n Mithilfe einer digitalen Prozessplattform kann man auf einfache Weise einen digitalen Arbeitsablauf erstellen. Dies kann jeder tun, auch diejenigen, die keine Erfahrung im Programmieren haben. Dabei bietet die Plattform eine gro\u00dfe Auswahl an vorgefertigten Vorlagen, die an die spezifischen Bed\u00fcrfnisse des Nutzers angepasst werden k\u00f6nnen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen auf Objektebene Berechtigungen festgelegt werden, sodass Benutzer nur auf bestimmte Daten zugreifen k\u00f6nnen. Auf diese Weise l\u00e4sst sich besser kontrollieren, wer auf welche Informationen zugreifen kann. Die Plattform kann in Systeme von Drittanbietern integriert werden, sodass Funktionen und Daten aus anderen Quellen leicht hinzugef\u00fcgt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Bei wem sich Berge von Dokumenten auf dem Schreibtisch stapeln, versinkt langsam aber sicher im Chaos und verliert den \u00dcberblick. Wer denkt, dass Stift und Papier im digitalen Zeitalter immer noch die beste M\u00f6glichkeit ist, irrt sich. Gerade in kleinen … Weiterlesen Gute Vernetzung<\/h4>\n
Langfristig Kosten einsparen<\/h4>\n
Intelligente Dokumente & Formulare<\/h4>\n
Digitale Transformation \u2013 Prozesse automatisieren<\/h3>\n
Gr\u00fcnde f\u00fcr die Umstellung<\/h4>\n
Welche Vorg\u00e4nge lassen sich digitalisieren?<\/h4>\n
Empfohlene Vorgehensweise<\/h4>\n
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Tools zur Prozessdigitalisierung<\/h4>\n
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Prozessplattformen<\/h4>\n