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Paperless Office dank Electronic Data Interchange – ein Überblick

Electronic Data Interchange (EDI) einsetzen, um das papierlose Büro zu ermöglichen? Was das papierlose Büro ist und wie es sich dank EDI umsetzen lässt erfahrt ihr hier.

Papierloses Büro – nur ein Traum?

Egal ob im Privatbereich oder im Unternehmen. Schier endlose Papierwalzen sammeln sich über die Jahre an und wollen bewältigt werden. Zudem werden alle (un)nötigen Sachen auf Druckern ausgedruckt. Immer wieder wabert der Begriff „papierloses Büro“ durch die Medien und durch deutsche Unternehmen. Ich möchte heute einen Einblick in den Begriff „papierloses Büro“ geben und darlegen, wie man mit dem Electronic Data Interchange (kurz EDI) einen Schritt in Richtung paperless office gehen kann.

Laut Definition wird das papierlose Büro durch vier Punkte ermöglicht.

  • Speicherung aller Dokumente in elektronischen Datenspeichern
  • Übermittlung dieser Dokumente ausschließlich über elektronische Wege
  • Einführung rechtsgültiger elektronischer Signaturen und Verzicht auf handschriftliche
  • Einscannen alter Dokumente und Archivierung

Die Speicherung aller Dokumente in elektronischer Form lässt sich durch Umstellung und Schulung der Mitarbeiter vermutlich einfacher umsetzten, als zum Beispiel die Übermittlung dieser Dokumente in digitaler Form. Denn durch unterschiedlichste Standards bei Übertragung und Kommunikation fehlt ein wirklicher Standard um Dokumente zuverlässig zu senden und zu verarbeiten.

Das Electronic Data Interchange setzt hier an und versteht sich als Datenverarbeitungskonzept, welches unabhängig von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien ist. Somit ist ein Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen möglich, wenn diese die selben EDI-Standards benutzen.

Der grundsätzliche Gedanke hinter EDI ist eine vollautomatische Kommunikation, bei der Dokumente ohne menschliches eingreifen versendet werden, um Eingabe- und Datenfehler zu vermeiden. Durch EDI wird es möglich, Geschäftsdaten zwischen den Anwendungsprogrammen der beteiligten Partner auszutauschen und menschliche Fehler auszuschließen. Dank Electronic Data Interchange Spezialisten werden Unternehmen für den Einsatz von EDI vorbereitet und entsprechend beraten. Als Ergebnis ergeben sich optimierte Geschäftsprozesse, eine Kosten- und Fehlerreduktion sowie gesteigerte Prozessqualität.

Es zeigt sich also, dass durch EDI der Weg zum papierlosen Büro möglich ist und das durch Standardisierung der Übertragungswege alle beteiligten Unternehmen profitieren.

Quelle: Elektronischer Datenaustausch

 

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