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Das digitale Büro: So funktioniert ein zeitgemäßes Sekretariat

Ein digitales Sekretariat – das klingt erst einmal widersinnig, oder? Denn in der landläufigen Vorstellung ist ein Sekretariat immer mit mindestens einer realen Person besetzt, die Anrufe entgegen nimmt, Post bearbeitet oder Mails beantwortet. Auch bei einem digitalen Sekretariat arbeitet eine reale Person – allerdings nicht im klassischen Sinne.

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Was ist ein eBüro?

Das sogenannte eBüro ist eine Möglichkeit, jene Arbeiten, die üblicherweise in einem Sekretariat oder Vorzimmer anfallen, elegant auszulagern. Das Büro ist dann im strengen Sinne nicht mehr stationär. Es befindet sich nicht in den Büroräumen, sondern ist Teil eines externen Dienstleisters. Dorthin werden alle Anrufe und alle Mails weitergeleitet, wo sie von einer professionellen Hilfskraft bearbeitet werden. Das eBüro hat viele Vorteile, primär sticht natürlich die Kostenersparnis ins Auge: Statt eine feste Stelle mitsamt entsprechender Räumlichkeiten und Material zu schaffen, lässt sich die Sekretariatsarbeit ganz einfach auslagern. Der Kunde bekommt die Bürodienstleistungen als All-in-One-Lösung und muss sich um nichts weiter kümmern.

Wie funktioniert ein digitales Büro in der Praxis?

Am besten verdeutlicht man die Funktionsweise eines eBüros anhand eines konkreten Beispiels: In vielen Fällen wird das eBüro etwa als externer Telefonservice genutzt. Sehr viele Branchen sind heutzutage darauf angewiesen, 24 Stunden erreichbar zu sein. Natürlich möchte aber niemand rund um die Uhr vor einem Telefon sitzen oder ein Postfach überwachen. Über das eBüro können Anrufe Tag und Nacht angenommen und Mails rund um die Uhr empfangen werden. Die Servicekraft entscheidet, ob es sich um einen Notfall handelt. In den allermeisten Fällen wird das nicht der Fall sein. Trotzdem möchte man natürlich nicht den Eindruck erwecken, dass man nicht theoretisch erreichbar gewesen wäre.

Gegen die Flut von Mails und Anrufen – für mehr Zeit

In vielen Fällen gehen auch semi-wichtige Informationen beim eBüro ein. Diese können notiert und in einer Übergabe weitergegeben werden. So ließe sich etwa ein Service denken, bei dem der Unternehmer jeden Morgen ein ausführliches Briefing über alle Kontaktaufnahmen der vorangegangenen Nacht oder des vorangegangen Tages erhält. Gerade für Unternehmen, die stark im Fokus der Öffentlichkeit stehen, kann das sinnvoll sein – denn nicht jeder Anruf oder jede Mail enthält wirklich verwertbare Informationen. Ab einer gewissen Öffentlichkeitswirksamkeit erreichten das Unternehmen beinahe täglich Kooperationsanfragen oder Verteiler-Mails. Nur die wenigsten davon sind wirklich relevant. Die Arbeit, diese auszusortieren, kann sehr zeitaufwendig sein.

Wer es schafft, diese Prozesse an einen verlässlichen Partner auszulagern, gewinnt langfristig mehr Zeit, sich wieder den wichtigen Themen zu widmen. Viele Unternehmer ächzen über die Zeit, die sie täglich – auch im Feierabend oder unterwegs – damit zubringen, Mails zu lesen, damit sie nichts Wichtiges verpassen. Ein Dienstleister wie das eBüro kann diese Aufgabe übernehmen und somit dabei helfen, Ruhe und Ordnung in den Büroalltag zu bringen.

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